점점 늘어가는 SaaS 구독, 우리 회사는 모든 SaaS를 제대로 사용하고 있을까?

최근 250명 규모의 테크 스타트업 CFO로 합류하게 된 A씨. 2026년 IPO를 위해 회사 경비를 효율적으로 운영하고 재무제표를 예쁘게 만들고자 하는 목표를 가지고 있다. 하지만 내부 사정을 자세히 살펴보니 답답함이 커지고 있다. 매달 SaaS 구독 비용으로 2,500만 원을 지출하는 등 회사 규모에 비해 SaaS 사용 비용이 과하다. 개발자가 전체 인원의 80%라 개발에 필요하다고 하면 실효성과 유효성을 따지기 보다 그들의 요구를 들어줘야만 하는 문화이다. 설상가상으로 CTO가 CEO한테 채용과 비용 집행에 대해 말한다. SaaS 사용 비용을 줄이고 싶은데 모르면 가만히 있으라는 분위기... CFO는 자금 집행인일 뿐인가? A씨도 빡빡하게 제지하고 싶지 않지만 회사의 미래를 생각하면 가만히 보고만 있을 수는 없는 상황이다.

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최근 SaaS 사용이 급격히 증가하며 기업의 비용 관리에 새로운 과제가 생겨나고 있습니다. 특히, 급성장하는 테크 스타트업이나 중견기업의 CFO들은 SaaS 구독 비용이 지속적으로 증가하는 상황에서 재정 효율성을 확보하고, 불필요한 지출을 최소화하는 것이 큰 고민입니다.

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위 예시의 테크 스타트업 CFO가 직면한 문제처럼 직원들이 필요하다고 요청하는 SaaS 서비스를 무조건 수용하는 문화가 형성되면서 SaaS 사용 비용이 과도하게 증가하고, 관리의 어려움이 가중되고 있습니다.

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이러한 문제는 단순한 비용 초과를 넘어 조직 전체의 재무 건전성과 지속 가능한 성장에 영향을 미칠 수 있습니다. 이번 글에서는 CFO의 고민을 덜어주는 SaaS 관리의 이점에 대해 다룹니다.

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직원 1인당 SaaS 지출의 증가, 낭비되는 비용도 증가

코로나 팬데믹 이후 재택근무가 일상화되면서 어디에서나 일할 수 있는 클라우드 기반 서비스에 대한 요구가 증가했습니다. LeanIX가 발표한 보고서에 따르면 직원 1인당 SaaS 지출은 2015년 이후 164% 증가했습니다. Gartner에서도 2022년까지 SaaS 시장 규모가 1,430억 달러에 달할 것으로 예측하며 SaaS 시장의 성장세를 이야기했습니다. 하지만 Gartner의 리서치 담당 부사장인 Roger Waters의 의견에 따르면 SaaS 지출의 30%가 낭비되고 있다고 합니다.

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CFO의 고민을 덜어주는 SaaS 관리의 이점

SaaS 구독이 증가함에 따라 SaaS 관리에 대한 니즈가 커지고 있습니다. PoPs와 같은 SMP(SaaS Management Platform)를 사용하면 CFO는 비용 절감의 관점에서 SaaS를 관리할 수 있습니다.

1. 비용 절감 및 최적화

SaaS 관리 이전에는 누가 어떤 SaaS를 얼마나 사용하는지 알 수 없어 이중 과금, 중첩 사용, 사용하지 않는 SaaS를 방치하는 등 새는 비용이 발생할 수밖에 없습니다. SMP는 전체 SaaS 사용과 사용자를 식별하고 통합 가시성 확보로 낭비되는 비용을 줄이고 최적화합니다. 조직에서 사용하는 모든 SaaS 비용을 한곳에서 조회하여 비용 집행과 예상 사용 비용을 설정해 재무관리를 돕습니다.

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PoPs의 경우 API로 라이선스 사용자 실시간 조회가 가능해 중복, 장기 미사용, 방치되는 라이선스를 발견하고 낭비되는 비용을 절감합니다. 또한 인보이스 자동 업로드로 비용 가시성을 확보하고 볼륨 DC 혜택을 놓치지 않게 해줍니다.

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2. 업무 효율성 증대

대부분의 SaaS 구독이 부서, 개인별로 이루어지다 보니 수많은 계약서를 건별로 체크해야 하는 불편함이 존재합니다. SaaS 사용을 위해 임직원은 품의를 상신하고 구매팀은 SaaS 계약 체결 및 구매 후 라이선스 할당 등의 비효율적인 절차를 진행할 수밖에 없습니다.

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PoPs는 SaaS 관리 플랫폼 중 유일하게 런처를 제공해 임직원은 관리자가 권한을 부여한 SaaS 앱을 쉽게 확인할 수 있습니다. 또한 관리자가 SaaS마다 설정한 승인 절차에 따라 임직원은 간편하게 SaaS 사용을 신청하고 이용할 수 있습니다.

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3. 데이터 기반 가치 창출

SaaS 관리 이전에는 임직원의 SaaS 사용 빈도 등 SaaS 사용 현황을 파악하기 어렵습니다. SMP를 사용하면 실제 직원들의 SaaS 사용 데이터를 통해 많이 사용하는 SaaS 앱의 플랜을 업그레이드할 수도 있고, 사용하지 않는 SaaS를 쉽게 파악해 정리할 수도 있습니다.

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PoPs는 대시보드를 통해 조직 전체 SaaS 사용을 한눈에 볼 수 있어 데이터 기반의 SaaS 사용 플랜과 예산 책정이 가능하게 합니다. 예를 들어 3개월 동안 로그인하지 않은 계정이 확인되면 해당 계정을 회수하는 정책을 세울 수 있습니다. 또 조직 내에서 사용하고 있는 SaaS 앱들을 비교하여 기능이 겹치는 앱이 있을 경우 우리 조직에 더 최적화된 SaaS 앱을 선택할 수도 있습니다.

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마치며

오늘날 많은 기업이 다양한 SaaS 앱을 사용하고 있지만 이를 제대로 관리하지 않으면 불필요한 비용 증가와 비효율적인 운영으로 이어질 수 있습니다. 특히, 급변하는 비즈니스 환경에서 재무 건전성을 유지하기 위해서는 SaaS 관리가 필수적입니다. PoPs와 같은 SMP를 활용하면 SaaS 사용 현황을 명확히 파악하고, 비용 절감과 업무 효율성 증대를 동시에 달성할 수 있습니다.

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우후죽순으로 늘어나는 SaaS 앱을 지켜만 보지 말고 SMP로 우리 기업의 SaaS 사용 현황을 파악할 시기입니다. PoPs를 통해 SaaS 별 활성 사용자, 비용 추이, 최근 추가된 SaaS 앱 등 SaaS 사용 현황에 대한 가시성을 확보한다면 데이터 기반의 의사결정이 가능해집니다.

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