들어가며

새로운 SaaS 도입을 고려하고 계시나요? SaaS가 직원의 업무 생산성에 미치는 혁신적인 영향은 이미 잘 알고 계실 겁니다. SaaS의 이점을 잘 누리기 위해서는 적절한 계약이 필수적입니다. SaaS 계약은 서비스 제공자와 이용자 간의 핵심적인 합의 사항을 담고 있습니다. 구독 약관, 가격 구조, 서비스 수준 계약(SLA), 데이터 보안 조항 및 기타 관련 조항이 포괄적으로 설명되어 있습니다.

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클라우드 기반으로 데이터 접근과 공유가 간편해짐에 따라 SaaS 사용에서도 법적 위험을 완화하려면 올바른 계약서를 확보하는 것이 무엇보다 중요합니다. SaaS 계약의 기본 조항을 파악함으로써 어디서부터 봐야 할지 모르는 계약서를 능숙하게 탐색하고, 향후 불리한 조건이나 잘못된 계약과 관련된 함정을 피할 수 있습니다.

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이번 글에서는 SaaS 계약의 기본 조항에는 어떤 내용이 있는지 살펴보고, SaaS 계약 관련 실제 통계를 바탕으로 계약팀 또는 구매팀이 계약 체결 시 고려해야 할 내용들을 소개합니다.

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모든 SaaS 계약에서 검토해야 할 핵심 조항

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라이선스 범위

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SaaS 계약에서 라이선스 범위에 대한 조항으로 다음과 같은 내용을 포함합니다.

• 서비스에 대한 허용된 액세스 및 사용 방법의 명시
• 사용자 제한 또는 액세스 관련 기타 정의된 규정

SaaS 공급업체가 SaaS를 독점적으로 제공할 수도 있지만, 소프트웨어 서비스 배포의 멀티테넌트 모델을 통해 여러 고객에게 서비스를 제공하는 경우가 많습니다. 이는 하나의 소프트웨어 및 지원 인프라의 단일 인스턴스를 여러 그룹의 고객이 함께 공유하지만, 데이터는 분리하는 방법으로 기존 전통적인 소프트웨어보다 훨씬 낮은 가격에 소프트웨어를 제공할 수 있게 합니다.

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기업들이 SaaS 사용을 적절히 관리하지 못해 일정 사용료를 내면서도 라이선스를 낭비하는 경우가 많습니다. SaaS 계약 시 라이선스 범위에 대한 내용을 잘 살펴보고 계약 기간 동안 필요에 맞춰 라이선스를 줄이거나 늘릴 수 있는 유연한 조항이 있는지 확인해 두면 좋습니다.

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책임 제한

SaaS 계약에서 책임 범위를 정의하는 것은 서비스 제공자와 사용자 간의 관계를 관리하는 중요한 부분입니다. 예상치 못한 책임으로부터 양 당사자를 보호하기 위해 특정 손해 제외, 책임에 대한 금전적 한도, 배상, 불가항력 조항 등을 포함합니다. 

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데이터 소유권 및 보안

SaaS 사용 시 상당한 양의 데이터가 생성되기 때문에 SaaS 계약에서 데이터 소유권을 정의하는 것은 매우 중요합니다. 소프트웨어 제공업체가 고객 데이터를 호스팅하면 소유권 경계가 모호해질 수 있으므로 데이터의 소유자를 명시하는 것이 필수입니다.

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데이터 소유권과 보안에 대한 명확성을 확보하려면 데이터 저장 관행과 관련 액세스 제한을 검토하는 것이 중요합니다. SaaS 계약에는 서비스 제공업체가 사용자 데이터를 활용하는 방법을 설명하는 개인정보 보호정책도 포함되어야 합니다. 이 정책에는 수집되는 정보, 내부 또는 제3자 공유, 데이터 암호화 조치, 백업 프로토콜, 데이터 또는 보안 침해 발생 시 서비스 제공업체의 책임이 명시되어 있습니다.

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고객 서비스 및 지원

고객 서비스 및 지원 조항에는 예상되는 서비스 품질과 지원 범위 및 응답 시간 등이 포함됩니다. SaaS 이용 시 공급업체로부터 어떤 지원을 받을 수 있는지 구체적으로 알 수 있습니다.

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구독 플랜, 모델, 가격

구독 플랜별 제공되는 기능과 SaaS 공급업체가 서비스를 제공하는 방식이 설명되어 있습니다. 비용에 대한 명시적인 세부 정보를 제공하며 청구 방법과 시기를 설명합니다.

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SaaS 계약은 일반적으로 월별, 분기별 또는 연간 등의 결제 빈도를 가진 구독 모델을 채택합니다. 이 모델에서 고객은 서비스에 대한 액세스 권한을 유지하기 위해 정기적으로 요금을 지불합니다. 대표적인 SaaS 요금 모델은 다음과 같습니다.

• 정액제 요금제: 고정된 기능 셋을 갖춘 단일 제품을 특정 가격에 제공합니다.
• 사용량 기반 요금제: 실제 사용량에 따라 종량제 구조로 운영됩니다.
• 계층형 요금제: 다양한 기능 셋이 포함된 여러 패키지를 다양한 가격으로 제공합니다.
• 사용자당 요금제: 사용자당 월 고정 요금이 적용되며, 사용자가 추가될수록 전체 비용이 증가합니다.
• 활성 사용자당 요금제: 등록된 총사용자 수와 관계없이 활성 사용자에 대해서만 요금을 부과합니다.

시장에서 통용되는 평균 요금을 비교해 보고 우리 조직의 요구와 사용 패턴에 적절한 요금제가 무엇인지 찾아볼 수 있습니다.

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임기, 갱신, 종료

SaaS의 경우 계약 기간, 갱신 및 종료 조항이 보통 1년으로 되어 있으며, 대기업의 경우 3~5년까지 연장되는 경우도 있습니다. 일반적으로 SaaS 계약은 지정된 날짜 이전에 해지하지 않는 한 자동으로 연장되는 경우가 많습니다. 자동 갱신을 거부하려면 지정된 기간 내에 통지해야 합니다. SaaS 계약의 해지 조항은 어떤 이유로든 계약을 해지할 수 있도록 허용하며 10일에서 90일 정도의 통지 기간이 정해져 있습니다.

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SaaS 계약 관련 5가지 통계

미국의 계약 플랫폼 개발 업체 Common Paper가 1,000개 이상 기업의 계약서 데이터를 기반으로 ‘Contract Benchmark Report’를 발행했습니다. 해당 보고서에서 제공하는 SaaS 계약 관련 통계를 바탕으로 SaaS 계약 체결 시 고려해야 할 사항을 알아보겠습니다.

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계약의 74%는 경영진이 서명

구매 결정에는 실무자부터 경영진까지 많은 사람이 관여하지만, 일반적으로 계약서에 서명하는 사람은 한 명뿐입니다. Common Paper가 조사한 바에 따르면 계약 서명자의 74%는 경영진이고, 18%는 이사급, 8%는 매니저입니다. 

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2024년 기업 경영진이 공통으로 가지고 있는 미션으로는 지속 가능한 경영, 디지털 전환, 혁신과 성장, 탄력적인 조직 구축 등이 있습니다. 조직에서 SaaS 계약 체결을 좀 더 원만하고 빠르게 진행하기 위해서 해당 SaaS가 조직 내 목표를 어떻게 효과적으로 달성할 수 있는지, 이것이 기업 미션에 어떻게 도움이 되는지 설명하는 것을 추천합니다.

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계약서에 등장하기 시작한 AI 조항

지난 한 해 동안 수많은 AI 제품이 시장에 나왔습니다. PwC 펄스 서베이(PwC Pulse Survey)에 따르면 응답 CIO의 절반 이상이 향후 12~18개월 내에 클라우드나 AI와 같은 신기술에 투자할 계획이라고 답했고, 46%는 특히 GenAI에 투자할 것이라고 답했습니다.

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디지털 비즈니스 및 IT 컨설팅 서비스 기업 NTT Data의 CIO 배리 셔키는 “AI 도입 경쟁에서 뒤처지면 조직은 상당한 어려움을 겪을 수 있다”고 언급하기도 했습니다.

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AI 도구를 조직의 목표와 요구사항에 맞게 안전하게 도입하려는 니즈가 커지며 AI 및 ML 모델에 고객 데이터 사용과 관련된 조항이 보편화되고 있습니다. 2023년 1분기에 AI를 언급한 계약의 비율은 5% 미만이었으나 2023년 4분기에는 25%로 증가했습니다.

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AI를 사용하는 SaaS의 경우 계약에서 데이터 보호 및 보안에 대한 책임과 조치 사항을 명확히 정의하고, AI 알고리즘에 대한 설명과 테스트 결과 및 책임이 명시되어 있는지 확인해야 합니다.

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계약의 90%는 자동 갱신

Common Paper의 조사에 따르면 SaaS 계약의 70%는 연간 계약이며, 19%는 월간 계약으로 체결된다고 합니다. 또한 SaaS 계약의 90%는 자동 갱신되며 29%는 갱신 시 수수료가 자동으로 인상된다고 합니다.

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SaaS 계약 체결 시 해당 SaaS의 구독 기간은 어떻게 이루어졌는지, 계약 갱신은 자동으로 되는지, 계약 해지 통지 기간은 어떻게 설정되어 있는지 확인해야 합니다.

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가장 일반적인 결제 기간은 ‘고객이 인보이스를 수령한 날로부터 30일’

‘고객이 인보이스를 수령한 날로부터 30일’이 가장 일반적인 결제 기간으로, 체결된 계약의 62%를 차지합니다. 계약의 48%는 월별 인보이스를 사용하며 46%는 연간 인보이스를 발송합니다. 분기별 인보이스는 상대적으로 드물어 전체 SaaS 계약의 5%에 불과했습니다.

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SaaS는 정기 구독 비즈니스로 주기적인 결제가 발생하기에 계약 내용을 지속 관리⋅추적하는 것이 중요합니다. 실사용과는 다르게 더 높은 비용을 매달 결제하는 것과 같은 비극을 막기 위해 SaaS 별 실사용자를 실시간으로 확인하고 관리하는 것이 중요합니다.

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SaaS 계약의 39%가 SLA를 포함

서비스 수준 계약(SLA: Service Level Agreement)은 공급업체에 기대하는 서비스 수준을 정의하고, 서비스를 측정하는 지표와 합의된 서비스 수준을 달성하지 못할 경우의 페널티를 명시합니다.

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SLA를 통해 서비스 제공자와 사용자 간 합의된 조건을 기반으로 커뮤니케이션할 수 있기 때문에 계약 내용에 대한 명확성을 더 높일 수 있습니다.

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SaaS 계약을 효과적으로 관리하는 방법

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모든 SaaS 계약을 한 곳에서 관리하기

조직 내 사용하는 SaaS가 많아지면서 SaaS 별 계약을 관리하는 일이 반복적으로 발생하고 그 양이 방대해지고 있습니다. SaaS 별 계약서를 일일이 찾을 필요 없이 한 곳에 아카이빙하고 액세스할 수 있다면 계약 관리 프로세스가 간소화되고 효율성이 향상됩니다. 한 곳에서 전체 SaaS 계약을 관리하면 데이터에 입각한 의사결정을 내리기도 수월해집니다.

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PoPs는 중앙화된 콘솔에서 SaaS 별 계약 내용을 한눈에 볼 수 있도록 제공합니다. 각 계약 건별로 공급업체, 계약 기간, 해당 SaaS 사용 상태, 가격 및 계약 담당자까지 한 곳에서 관리할 수 있습니다.

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SaaS 사용자별로 이용 중인 라이선스 조회하기

디지털 직원 경험 관리 솔루션 전문 업체 넥스싱크(NexThink)의 조사에 따르면 기업 내 사용하지 않고 낭비되는 라이선스 비용이 한 달에 4,500만 달러에 이를 것으로 추정됩니다. SaaS의 경우 직원 또는 팀에서 직접 라이선스를 구매하여 사용하는 경우가 많아 중복 구매, 이중 과금 등이 빈번히 발생하기도 합니다.

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PoPs는 라이선스별로 사용자를 API로 실시간 확인하고, 사용자별로 이용 중인 라이선스를 조회할 수도 있습니다. 중복으로 사용하거나 일정 기간 미사용 중인 SaaS를 쉽게 발견하고 정리하여 비용을 절감할 수 있습니다.

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SaaS 별 라이선스 종료 일자 알림 설정하기

SaaS 계약 체결이 끝나면 해당 계약 건에 대해서는 신경을 쓰지 않는 경우가 많습니다. 위 통계에서도 알 수 있듯이 SaaS 계약의 90%는 자동 갱신되기 때문에 조직 내 사용하고 있는 SaaS 라이선스를 잘 관리하지 않으면 불필요한 비용을 매달 결제할 수 있습니다.

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PoPs는 라이선스 갱신 및 종료 알림 설정이 가능합니다. SaaS 별로 라이선스 종료 일자 알림을 설정하여 구독 갱신과 예상 비용을 준비하거나 구독 종료 혹은 교체를 고려할 수 있습니다.

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SaaS 계약을 효과적으로 관리하는 방법에 대해 더 알고 싶으신가요? PoPs 데모를 신청하시면 PoPs가 어떻게 SaaS 별로 따로 처리하던 계약 업무를 한 곳에서 효율적으로 관리하도록 돕는지 자세히 알 수 있습니다. 👉PoPs 데모 신청하기

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