PoPs 도입을 위한 구매 기안 잘 작성하는 5가지 팁

들어가며

SaaS 관리의 필요성을 느끼고 우리 조직에 적합한 SaaS 관리 플랫폼을 찾기 위해 조사를 실시했습니다. 데모를 신청하고 세일즈 담당자와 직접 만나 설명도 듣고 가격도 비교한 결과 PoPs를 도입하기로 합니다. 그다음 단계는 무엇일까요? 바로 CFO로부터 SMP(SaaS Management Platform) 구매 승인을 받기 위한 기안을 작성하는 것입니다.

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2023년 초 CFO 매거진의 조사에 따르면 84%가 2022년보다 기술 전략 개발에 더 많이 관여할 것으로 예상한다고 답했습니다. 여기서 3분의 1 이상은 상당히 더 많이 관여할 것으로 예상했습니다.

가트너는 2023년 조직 내 IT 예산 전망치를 하향 조정했지만, 여전히 기업의 평균 IT 예산이 4.5% 범위에서 증가할 것으로 예상합니다. 특히 소프트웨어 예산의 경우 약 9% 증가할 것으로 예상합니다.

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이번 글에서는 조직 내 SMP 도입을 위해 의사결정권자로부터 최종 승인을 받는 기안서 작성 5가지 팁에 대해 다룹니다.

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CFO가 알고 싶고, 알아야 하는 내용

먼저, 구매 기안을 잘 작성하기 위해서는 아래 5가지 사항에 대해 충분히 고민하고 답을 내릴 수 있어야 합니다.

1. 조직 내 SaaS 관리 플랫폼에 대한 예산이 수립되어 있는지? 혹은 예산에 포함될 예정인지?

조직 내 SaaS 관리 플랫폼에 대한 예산이 책정되어 있다면 해당 내용을 구매 기안에 포함하면 됩니다. SMP는 중요한 IT 인프라이며 SaaS 관리의 자동화는 효율적인 운영을 위한 필수 요소입니다. 혹시 이번 분기 예산에 SaaS 관리 플랫폼이 포함되어 있지 않다면 다음 분기 예산에 반드시 포함할 수 있도록 내부적으로 면밀히 검토해야 합니다.

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2. 조직에 SaaS 관리 플랫폼이 왜 필요한지?

SaaS 관리 플랫폼을 도입하는 이유는 다양합니다. 일부 조직은 간편한 서비스 운영 또는 사용자 수명주기 관리를 자동화하여 업무 프로세스를 IT화 하기 위해, 다른 조직은 조직 내 평균적으로 사용하는 130개 이상의 SaaS 앱에 대한 가시성을 개선하기 위해 SMP를 도입합니다. 또 일부 조직은 SaaS 지출 관리를 개선하고 보안을 강화하기 위해 SMP를 도입합니다. SMP 구매 기안을 승인받으려면 해당 기술이 조직에 얼마나 큰 도움이 되는지 파악하고 전달해야 합니다.

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3. SaaS 관리 플랫폼이 기업의 전략과 직간접적으로 어떻게 부합하는지?

모든 조직은 비용 절감, 효율성 향상, 보안 강화를 위해 새로운 IT 제품을 구매합니다. 현재 우리 조직은 어떤 측면에 더 집중하고 있는지 알아보는 것도 도움이 됩니다. 기안서를 작성하기에 앞서 조직의 재무 및 전략적 목표를 파악하고 SaaS 관리 플랫폼이 해당 목표를 어떻게 지원할 수 있는지 강조해야 합니다.

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4. SMP를 지금 당장 도입해야 하는 이유는 무엇인지?

구글 워크스페이스(GWS), 슬랙(Slack), 노션(Notion), 아사나(Asana), 세일즈포스(Salesforce), 피그마(Figma) 등 업무를 하는 데 있어 SaaS는 필수적인 요소가 되었습니다. SMP 없이 늘어나는 SaaS를 관리하려면 더 비싸고 구하기도 어렵고 유지하기 힘든 IT 인재를 고용해야 합니다. SaaS 관리 플랫폼을 도입함으로써 얻을 수 있는 단기적 및 장기적 이점을 파악하고 기안에 함께 작성하는 것이 좋습니다.

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5. 우리 조직이 SMP에 투자하지 않으면 어떻게 될지?

SaaS 관리 플랫폼의 도입을 망설이면 조직 내 업무 효율이 떨어지고 관리 비용은 증가할 수 있습니다. SMP 구독 비용과 같이 단번에 보이는 비용뿐만 아니라 보이지 않는 비용에 관해 설명해야 합니다. SaaS 관리 업무로 인한 IT 담당자의 과도한 스트레스, 부정적인 조직 내 직원 경험, 부적절한 오프보딩으로 인한 보안 문제, IT 담당자 채용, 사용하지 않는 SaaS 앱 라이선스 등 단번에 눈에 보이지는 않지만, 흘러가는 비용들이 존재합니다. 기안 작성 시 해당 내용과 관련해 CFO가 잘 이해할 수 있도록 준비해야 합니다.

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마치며

SaaS 관리 플랫폼 도입은 단순한 비용 지출이 아닌 조직의 효율성, 보안 강화, 그리고 장기적인 비용 절감을 위한 전략적 투자입니다. 기안서 작성 시 CFO가 궁금해할 수 있는 모든 요소를 철저히 고려하여 명확하게 설명하고, SMP 도입의 필요성을 강조하는 것이 중요합니다. 조직 내 SaaS 관리의 중요성과 PoPs와 같은 SMP의 도입이 가져올 긍정적인 영향을 충분히 전달할 수 있다면, 의사결정권자들로부터 승인을 얻는 데 큰 도움이 될 것입니다.

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