들어가며

어떠한 비즈니스 조직이던지 가장 소중한 자산은 바로 직원입니다. 직원들이 열심히 일함으로 기업은 지속해서 운영될 수 있습니다. 리더는 직원 한 명 한 명과 더 나아가 팀의 만족을 높이기 위해 늘 고민하게 됩니다. 생산성 도구는 직원들이 업무에서 효능감을 얻을 수 있도록 돕는 방법의 하나입니다. 반복적인 업무를 줄이고 커뮤니케이션을 간소화함으로 시간 관리를 개선합니다. 직원들이 업무를 더 쉽고 효과적으로 진행할 수 있도록 돕습니다. 

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기업마다 SaaS 사용이 늘면서 SaaS 별 계약을 관리하는 일이 반복적으로 발생하고 그 양이 방대해지고 있습니다. SaaS 계약 관리는 IT 부서, 조달/구매, 재무, 비즈니스 운영 부서 등 여러 부서가 협력하여 관리하는 경우가 많습니다. 여러 부서가 관여되어 있는 만큼 SaaS 계약을 한 곳에서 관리하는 것이 중요합니다.

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이번 글에서는 여러 SaaS 계약을 한 곳에서 관리해야 하는 이유와 함께 PoPs에서는 어떻게 SaaS 계약을 관리하는지 4가지 팁을 소개합니다.

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SaaS 계약, 한 곳에서 관리하고 비용 절감하기

여러 부서에서 SaaS를 따로 도입하다 보면 같은 서비스를 중복해서 사용하게 되는 경우가 많습니다. Flexera의 2023 Tech Spend Pulse 리포트에 따르면 기업의 21%가 불필요하게 중복된 SaaS 애플리케이션을 사용하고 있다고 합니다.

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한 곳에서 계약을 통합⋅관리하면 중복 사용을 피할 수 있고, 더 나아가 대량 구매에 따른 할인 혜택을 받을 수도 있습니다. 또, 모든 SaaS 계약을 한 곳에서 모니터링하면 데이터에 기반한 의사결정을 더 쉽게 내릴 수 있습니다. 조직 내 SaaS 사용 패턴과 비용을 분석하고 SaaS 지출 예산을 세워 효율적으로 SaaS를 사용하게 됩니다. SaaS 계약을 한 곳에서 통합⋅관리하는 것만으로 상당한 비용 절감 효과를 누릴 수 있습니다.

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여러 SaaS 계약을 PoPs 한 곳에서 관리하기

PoPs는 구매⋅재무⋅회계 담당자가 엑셀이나 문서에 수기로 사람에 의존하는 SaaS 계약 관리를 지양합니다. 대신 시스템화하여 관리 업무의 가시성을 확보합니다. 스프레드시트로 SaaS 계약을 관리하면 프로세스는 있을 수 있어도 휴먼에러가 언제든지 발생할 수 있습니다. 사실 데이터를 입력하는 순간 구버전의 데이터가 됩니다. 살아있는 데이터를 확인하고 관리하는 4가지 팁을 소개합니다.

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1. 한눈에 보는 SaaS 계약

아사나, 슬랙, 어도비, 노션 등 다양한 SaaS에 대한 계약 내용을 PoPs 어드민에서 한눈에 볼 수 있습니다. 각 계약 건별로 계약 기간과 해당 SaaS의 사용 상태, 가격 및 계약 담당자까지 한 번에 관리할 수 있습니다.

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2. 계약 갱신도 PoPs에서 한 번에

SaaS 별 계약을 한 곳에서 볼 수 있는 것뿐만 아니라 PoPs에서 SaaS 별 계약을 갱신할 수도 있습니다. SaaS 웹사이트를 각각 따로 접속하여 계약을 갱신할 필요 없이 PoPs 한 곳에서 계약 갱신 업무를 간편하게 처리할 수 있습니다. 갱신한 계약에 대한 현황을 월별로도 한눈에 볼 수 있습니다.

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3. 계약과 해당하는 인보이스를 연결

매달 또는 매년 쌓이는 인보이스를 PoPs에 첨부하여 해당 SaaS 계약 건과 연결해 보세요. SaaS 별로 늘어나는 계약서와 매달 또는 매년 쌓여가는 인보이스로 담당 직원이 혼란스러웠다면 PoPs를 통해 계약서와 매칭되는 인보이스를 연결하고 똑똑한 SaaS 계약 관리가 가능해집니다.

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4. 계약 종료 알림 설정까지

계약 종료일에 대한 이메일 알림 설정도 활용할 수 있습니다. SaaS 별로 계약이 종료되기 전 미리 SaaS 활용 방안과 예산을 수립하여 SaaS 사용을 멈춤 없이 전략적으로 할 수 있습니다.

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마치며

계약 관련 업무는 세밀하게 챙겨야 할 것이 많고, 그만큼 반복적인 일 처리도 많습니다. 계약 과정에 불필요한 과정이 포함되거나 시간이 딜레이되면 해당 업무를 처리하는 직원의 만족도는 떨어질 수밖에 없을 것입니다. SaaS 별로 따로 처리하던 계약 업무를 PoPs로 한 곳에서 관리한다면 담당자는 시간 관리를 개선하고 중요한 업무에 시간을 더 투입할 수 있게 됩니다. SaaS 계약 관리를 PoPs 한 곳에서 하므로 담당자의 부재나 갑작스러운 퇴사에도 업무 맥락을 이해하고 계약 관련 업무를 진행하는 것이 수월해집니다.

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