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どの企業組織にとっても最も貴重な資産は従業員です。社員が一生懸命働いているからこそ、会社は運営を続けることができます。リーダーは、各従業員、ひいてはチームの満足度を高めることを常に考えています。生産性向上ツールは、従業員が効率よく仕事に取り組めるようにするための方法の 1 つです。反復作業を減らし、コミュニケーションを効率化することで、時間管理を改善できます。これにより、従業員はより簡単かつ効果的に仕事をこなすことができます。

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企業ごとにSaaSの利用が増えるにつれ、SaaS特有の契約の管理が繰り返し行われ、その額も増えています。SaaS の契約管理は、IT 部門、調達/購買、財務、事業運営部門など、複数の部門が共同で管理していることがよくあります。複数の部署が関与しているため、SaaS 契約を一箇所で管理することが重要です。

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この記事では、複数のSaaS契約を一箇所で管理すべき理由と、POPでSaaS契約を管理する方法に関する4つのヒントを紹介します。

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SaaS 契約、一元管理、コスト削減

異なる部門が別々にSaaSを採用する場合、同じサービスを複数回利用することがよくあります。 フレクセラの2023年技術支出パルスレポートレポートによると、21% の企業が不必要に冗長な SaaS アプリケーションを使用しています。

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契約を一箇所にまとめて管理することで、重複利用を防ぎ、さらに一括購入の割引を受けることができます。また、すべての SaaS 契約を 1 か所で監視することで、データ主導の意思決定が容易になります。組織内の SaaS の使用パターンとコストを分析し、SaaS 支出の予算を組むことで、SaaS を効率的に利用できるようになります。SaaS 契約を 1 か所で統合して管理するだけで、大幅なコスト削減を実現できます。

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POP を使用して複数の SaaS 契約を 1 か所で管理

PoPsは、購買、財務、経理の担当者がExcelや文書を使って人の手作業に頼るようなSaaS契約管理を回避します。代わりに、管理タスクをシステム化することで管理タスクの可視性を確保します。SaaS 契約をスプレッドシートで管理すると、プロセスがあってもヒューマンエラーはいつでも発生する可能性があります。実際、データが入力された瞬間、そのデータは古いバージョンのデータになってしまいます。ここでは、生きたデータを特定して管理するための 4 つのヒントを紹介します。

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1。一目でわかるSaaS契約

POPS 管理画面では、Asana、Slack、Adobe、Notion などのさまざまな SaaS サービスの契約詳細を一目で確認できます。契約ごとに、契約期間、該当する SaaS の利用状況、価格、さらには契約の責任者を一括で管理できます。

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2。POPsでの契約一括更新

SaaS 固有の契約を 1 か所で確認できるだけでなく、POP で SaaS 固有の契約を更新することもできます。各 SaaS Web サイトに個別にアクセスすることで、契約を更新しなくても、1 つの POP ロケーションで契約更新を簡単に処理できます。また、更新された契約のステータスを月ごとに一目で確認することもできます。

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3。契約を対応する請求書にリンクする

POPに月次または年次の請求書を添付して、このSaaS契約にリンクします。SaaS ごとの契約や月次または年次の請求書が増えていることに担当者が戸惑った場合、POP は契約に合った請求書をリンクし、SaaS 契約をスマートに管理できます。

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4。契約終了リマインダーを設定するまで

契約終了日のメール通知設定を使用することもできます。SaaS ごとに契約が終了する前に SaaS の利用計画や予算を事前に設定しておくことで、SaaS を途切れることなく戦略的に利用することができます。

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最後に

契約関連の業務は細部まで必要で、繰り返しの多い作業処理も多いです。契約プロセスに不必要な処理が含まれていたり、時間の遅れが生じたりすると、その仕事を担う従業員の満足度は必然的に低下します。これまで SaaS ごとに別々に処理されていた契約業務を POP で一箇所で管理すれば、担当者は時間管理を改善し、重要なタスクにより多くの時間を費やすことができます。SaaS の契約は 1 か所で管理されるため、担当者が不在だったり、会社が突然会社を辞めたりしても、業務のコンテキストを把握して契約関連の業務を行いやすくなります。

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