스프레드시트로 SaaS 관리하시나요?

대부분의 사람이 위 질문에 “예”라고 대답할 것 같습니다. 미국의 SaaS 관리 플랫폼 업체 Zylo가 발행한 “2024 SaaS Management Index”에 따르면 70%의 기업이 스프레드시트를 사용해 SaaS를 관리하고 있다고 합니다. 그다지 놀라운 결과는 아닙니다. 스프레드시트는 사용이 간편하고 익숙해서 기업 내에서 오랫동안 활용되고 있는 필수 툴이죠. 그 때문에 SaaS 관리에서도 자연스럽게 스프레드시트를 사용하는 경우가 많습니다. 그러나 SaaS 애플리케이션이 늘어남에 따라 이 방식을 유지하기가 점점 더 어려워지고 있습니다.

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스프레드시트는 SaaS 사용량, 비용, 보안 상태를 실시간으로 파악하는 데 한계가 있으며, 수동 입력과 업데이트 과정에서 오류가 발생하기 쉽습니다. 또, 라이선스 사용 현황을 정확히 추적하기 어렵고, 중복 구독으로 불필요한 비용이 발생하기도 합니다. 여러 부서 간 협업이나 공유도 번거로워 관리 효율을 떨어뜨리죠. 그래서 많은 기업이 SaaS 관리 플랫폼 도입을 고려하게 되었습니다.

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이번 글에서는 스프레드시트로 SaaS 관리를 할 때 겪는 어려움을 살펴보고, SaaS 관리 플랫폼으로 전환 시 얻을 수 있는 이점 4가지를 살펴보겠습니다.

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스프레드시트로 SaaS 관리 시 겪는 어려움

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1. 스프레드시트의 보안 및 컴플라이언스 한계

스프레드시트는 다양한 SaaS 애플리케이션에 대한 보안과 컴플라이언스 관리에 취약합니다. 스프레드시트 자체에는 데이터 접근 권한을 세밀하게 조정하기 어렵고, 정보가 잘못 공유되거나 외부로 유출될 위험이 큽니다. 특히 클라우드 환경에서 여러 사용자가 접근하는 경우, 데이터 무결성이나 보안 위협에 대한 대비가 부족해 중요 정보가 보호되지 않을 수 있습니다. 규제 요건을 준수하기 위해 복잡한 접근 권한 설정이 필요하지만, 스프레드시트는 이를 효과적으로 지원하지 않습니다.

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2. 협업과 정보 공유의 비효율성

스프레드시트를 사용한 관리 방식은 여러 부서 간 협업에 불편함을 초래합니다. IT와 HR, 경영지원 등 관련 부서가 협력해 SaaS 자산을 효율적으로 관리해야 하지만, 스프레드시트 파일을 주고받는 방식은 자료의 최신성을 유지하기 어렵고, 혼선이 발생하기 쉽습니다. SaaS 관리에서는 실시간 데이터와 빠른 정보 공유가 중요한데, 스프레드시트는 이를 충족하지 못해 자산 관리의 신뢰도를 낮춥니다.

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더 나아가, SaaS 지출을 관리하고 추적하는 것보다 장기적으로 기업에 더 중요한 것은 실시간 데이터와 인사이트를 통해 라이선스 갱신 협상을 유리하게 이끌 수 있는 역량을 강화하는 것입니다. SaaS 관리 업무를 단순히 SaaS 사용량을 추적하는 것에 국한하지 마세요. SaaS 사용 가시성을 확보하면 데이터를 기반으로 새로운 정책이나 대안을 제시할 수 있습니다. 더 스마트하게 일할 수 있어요!

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3. 증가하는 SaaS 애플리케이션 관리의 어려움

SaaS의 종류와 사용량이 점차 증가함에 따라 모든 데이터를 일일이 입력하고, 업데이트하는 작업이 번거로워졌습니다. 수동으로 입력하는 방식은 오류를 유발하기 쉽고, 실시간으로 데이터를 관리하기 어려워 SaaS 사용량이나 비용을 정확히 파악하기 어렵습니다. 이에 따라 비효율적으로 라이선스를 관리하기도 하고, 사용하지 않거나 중복된 SaaS 구독을 파악하지 못해 불필요한 비용이 지출되기도 합니다. 이로 인해 많은 기업이 SaaS 관리를 최우선 과제로 삼고 있는데요, 2023년 IDC SaaS 경로 연구에 따르면 1,000명 이상 직원을 보유한 기업의 67%가 SaaS 관리 플랫폼을 도입했다고 밝혔습니다.

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SMP(SaaS Management Platform)란?

SaaS 관리 플랫폼은 기업의 SaaS 애플리케이션을 효과적으로 관리하고 최적화하는 데 도움을 주는 소프트웨어 솔루션입니다. 기업은 다양한 클라우드 기반 서비스를 활용하여 비즈니스 운영을 효율적으로 개선할 수 있지만, 사용하는 SaaS의 수가 증가함에 따라 관리의 복잡성이 커지고 있습니다. SMP는 이러한 문제를 해결하기 위해 개발된 도구로, SaaS 자산의 사용량, 비용, 보안, 컴플라이언스 등 다양한 측면을 종합적으로 관리할 수 있습니다.

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SMP는 실시간으로 데이터를 수집하고 분석하여 기업의 SaaS 환경을 시각적으로 보여주며, 라이선스 관리, 사용자 접근 제어, 비용 최적화 등을 자동화합니다. 이를 통해 IT 및 재무팀은 중복된 구독을 줄이고, 필요한 서비스만을 효율적으로 유지할 수 있습니다. 또한, 보안 및 규정 준수를 위해 각 애플리케이션에 대한 접근 권한을 설정하고, 민감한 정보를 보호하는 데 필요한 기능을 제공합니다.

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SMP는 기업이 SaaS 환경을 더 효율적이고 안전하게 운영할 수 있도록 돕는 필수 도구로 자리 잡고 있으며, 스프레드시트와 같은 전통적인 관리 방식에 비해 월등한 성능과 업무 효율성을 제공합니다.

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SMP 전환 이유: SaaS 관리 플랫폼이 제공하는 4가지 핵심 장점

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1. 실시간 SaaS 사용 모니터링과 자동화된 비용 관리

SaaS 관리 플랫폼은 각 애플리케이션의 사용량과 비용을 실시간으로 추적할 수 있어 불필요한 지출을 크게 줄일 수 있습니다. 스프레드시트로는 정확한 실시간 비용 관리가 어렵지만, SaaS 관리 플랫폼을 통해 사용량 데이터와 구독 정보를 자동으로 수집하고 분석할 수 있습니다. 예를 들어, 사용자가 적은 애플리케이션을 감지해 비용 절감 방안을 제시하거나, 사용하지 않는 라이선스를 즉시 파악해 비효율적인 지출을 줄일 수 있습니다. 이런 자동화 기능은 기업이 데이터 기반의 예산 관리와 최적화를 실현할 수 있게 도와줍니다. 또한 관리자는 특정 애플리케이션의 실시간 현황을 손쉽게 파악해 즉각적인 결정을 내릴 수 있어, 예산 운영의 효율성을 높일 수 있습니다.

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2. 라이선스 중복 제거 및 최적화

SaaS 관리 플랫폼은 동일한 기능을 제공하는 중복된 애플리케이션을 자동으로 탐지하여 중복 구독을 줄일 수 있습니다. 이로 인해 불필요한 예산 지출이 줄어들고, 기업은 필요한 서비스만 유지하여 재정적으로 효율적인 SaaS 포트폴리오를 구성할 수 있습니다. 또한 직원별, 부서별 SaaS 사용 현황을 체계적으로 분석하여, 필요에 맞는 라이선스 할당이 가능하게 하고, 사용 빈도가 낮은 소프트웨어를 감지해 구독을 최적화할 수 있습니다. 이를 통해 구독 현황이 복잡해질수록 발생할 수 있는 비효율성을 줄일 수 있으며, IT 부서가 라이선스를 수동으로 관리하며 발생할 수 있는 오류도 방지할 수 있습니다.

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3. 강화된 보안 및 컴플라이언스 관리

SaaS 관리 플랫폼은 보안과 컴플라이언스 요구 사항에 맞춰 데이터를 안전하게 보호하며, 스프레드시트와 달리 접근 권한을 세밀하게 설정할 수 있습니다. 이를 통해 부서와 사용자별로 SaaS 애플리케이션에 대한 접근을 통제하고, 민감한 정보 보호에 필요한 보안 요건을 충족할 수 있습니다. 예를 들어, 특정 부서만이 특정 소프트웨어에 접근할 수 있도록 설정하고, 이를 실시간으로 관리해 감사 대비를 강화할 수 있습니다. SaaS 관리 플랫폼은 보안 규정과 컴플라이언스 정책을 자동으로 반영하여, 규제 준수 상태를 지속적으로 모니터링합니다. 이를 통해 데이터 무결성을 유지하고 내부 및 외부 감사에 신속히 대응할 수 있어 보안과 법적 준수에 대한 리스크가 크게 줄어듭니다.

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4. 효율적인 보고 및 재무 통합 관리

SaaS 관리 플랫폼은 실시간 보고서 생성과 재무 통합 기능을 통해 기업의 IT, 재무, 회계 부서 간의 협업을 더욱 효율적으로 지원합니다. 스프레드시트로는 최신 정보를 반영한 보고서를 준비하는 데 시간이 걸리지만, SaaS 관리 플랫폼은 클릭 몇 번으로 자동 업데이트된 보고서를 생성할 수 있어 시간이 절약됩니다. 또한 재무 및 회계 부서와 데이터를 실시간으로 공유할 수 있어, 부서 간 정보 불일치 문제를 해결하고 협업을 강화할 수 있습니다. 이는 의사결정 속도를 높이며, 기업이 전략적 자산 운영을 할 수 있게 지원합니다. 데이터 기반의 통합 관리가 가능해지며, 각 부서는 더 신속하고 정확하게 예산 집행 상황을 파악할 수 있어 효율적인 자산 운영을 가능하게 합니다.

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마치며

SaaS 관리 플랫폼(SMP)은 현대 기업의 필수 도구로, 효율적이고 체계적인 SaaS 관리를 지원합니다. 스프레드시트와 같은 전통적인 방식의 한계를 극복하고, 실시간 데이터 분석, 자동화된 비용 관리, 강화된 보안 및 컴플라이언스 관리, 효율적인 부서 간 협업을 가능하게 합니다. 이러한 장점들은 기업이 SaaS 환경을 최적화하고, 비용 절감은 물론, 자산 관리를 효율적으로 수행하는 데 기여합니다.

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결론적으로, SMP는 SaaS 애플리케이션의 수가 증가하는 상황에서 기업이 더 나은 의사결정을 내리고, 경쟁력을 유지하는 데 필수적인 역할을 합니다. 이제 기업은 SMP를 통해 보다 효과적인 자산 관리를 실현하고, 비즈니스의 성장과 혁신을 추구할 수 있는 기반을 마련할 수 있습니다. SaaS 관리 플랫폼의 도입은 단순한 선택이 아닌, 미래 지향적인 비즈니스 전략의 일환으로, 모든 기업이 고려해야 할 필수적인 요소입니다.

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Megazone PoPs는 기업 내에서 구독 형태로 사용되는 다양한 SaaS를 한곳에서 관리할 수 있도록 해주는 솔루션입니다. 메가존팝스를 통해 부서별로 따로따로 구독하는 SaaS를 한 곳에서 관리할 수 있고, 각 SaaS별 활성사용자를 파악해 효과적인 SaaS 사용 정책과 계획을 수립할 수 있습니다. 특히, 관리자는 직원들이 각자 필요한 SaaS에만 접근할 수 있도록 권한을 부여하고, 허가없이 사용하던 SaaS에 보안 규정을 적용할 수 있습니다.

국내 대형 금융사는 메가존팝스를 통해 개발 환경을 자동으로 프로비저닝하고 계정을 생성함으로써 프로젝트를 워크스페이스 단위로 관리해 가시성을 확보했습니다. 그 결과 시간은 50%, 비용은 30% 이상 절감할 수 있었습니다.

더 이상 SaaS 관리를 스프레드시트에서 제한적으로 하지 말고, SMP를 통해 스마트하게 해보세요!

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