들어가며

SaaS가 업무에 혁신을 일으켰습니다. 코로나19로 촉발된 디지털 워크플레이스 환경에서도 SaaS를 통해 우리는 긴밀하고 생산적으로 일할 수 있었습니다. GWS, Slack, Zoom, Notion 등과 같이 전 세계적으로 널리 사용되는 SaaS는 이미 기업의 생산성을 전례 없는 수준으로 끌어올렸습니다. BetterCloud 연구에 따르면 현재 기업이 사용하는 비즈니스 앱의 70%가 SaaS 기반이고, 2025년까지 비즈니스 앱의 85%가 SaaS 기반이 될 것으로 예상됩니다.

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SaaS가 빠르게 확산하면서 기업은 여러 가지 주요 과제를 직면하게 되었습니다. 조직 내에서 사용하는 SaaS 애플리케이션의 수가 증가함에 따라 IT 부서의 관리 업무가 감당할 수 없을 정도로 많아졌습니다. SaaS 애플리케이션을 직원들이 자유롭게 결제하고 사용하다 보니 보안팀에서는 민감한 비즈니스 데이터가 어떻게 관리되고 있는지 파악할 수 없게 되었습니다. 이는 곧 SaaSOps라는 새로운 움직임을 촉발했습니다.

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SaaSOps란 무엇인가?

SaaSOps는 SaaS를 통해 조직을 성공적으로 지원하는 데 필요한 규정, 프로세스, 기술 및 인력의 조합으로 직원을 위한 안전하고 생산적인 SaaS 환경 구축을 목표로 합니다. SaaSOps의 핵심적인 3가지 요소는 다음과 같습니다.

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1. SaaS Discovery

비즈니스에 필요하거나 직원이 원하는 SaaS 애플리케이션을 발견하는 것, 현재 조직 내에서 사용 중인 SaaS 애플리케이션을 파악하는 것이 포함됩니다. SaaS는 팀 혹은 그룹이 개별 구독해서 사용하는 경우가 대부분으로 관리의 사각지대에 놓여 있습니다. 기업이 어떤 SaaS를 사용하고 있는지, SaaS가 사용 목적에 맞게 잘 사용되고 있는지 등 우리 조직의 SaaS 사용 실태를 파악하므로 섀도우IT에서 벗어날 수 있습니다.

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2. Automation

SaaS를 잘 관리하기 위해서는 사용자 라이프사이클과 애플리케이션 라이선스 관리를 자동화해야 합니다. 직원의 온보딩 및 오프보딩으로 인한 계정 할당과 회수 등에 많은 시간을 쏟는다면 IT 담당자의 생산성은 감소할 수밖에 없습니다. 전체 SaaS 사용과 사용자를 자동으로 식별하고 프로비저닝으로 라이선스 사용자를 실시간으로 조회할 수 있습니다. 중복, 장기 미사용, 방치되는 라이선스를 발견하여 낭비되는 비용을 절감할 수 있습니다.

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3. Security

SaaS 사용을 통해 직원들은 비즈니스 자산에 대해 훨씬 더 많은 제어권을 갖게 되었습니다. 이에 따라 외부 위협뿐만 아니라 직원의 실수로 인한 데이터 침해, 무단 액세스 등의 보안 위험이 증가했습니다. SaaS를 안전하게 잘 사용할 수 있도록 IP 제한, 2단계 인증, 세션 타임아웃 설정과같이 적절한 보안 정책을 시행할 수 있어야 합니다.

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SaaSOps팀과 SaaSOps 담당자에게 기대하는 역할

1) SaaS 앱 예산 및 비용 관리

2) SaaS 앱 현황 파악

3) SaaS 앱 직원 액세스 관리

4) SaaS 앱 라이선스 갱신 주기 관리

5) SaaS 앱 사용 교육 프로그램

6) SaaS 앱 구독 플랜의 적합성 측정

7) 신규 SaaS 앱 추천 및 승인

8) 조직, 역할, 프로젝트 등 라이선스 부여 기준 정책

9) 온보딩/오프보딩 등 라이프사이클 관리

10) 도구를 활용한 운영 자동화

11) 보안 정책 및 프로세스 수립

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현재 구글에서 ‘SaaS 운영직’을 검색하면 65,000건 이상의 검색 결과가 나오는 만큼 효과적인 SaaS 관리에 대한 업계의 요구가 증가하고 있음을 알 수 있습니다. 생산성을 희생하지 않고 변화를 주도하기 위해서는 더 세밀한 기능과 운영 조직이 필요합니다. SaaSOps팀이 있다면 SaaS 앱 Owner가 재무팀, 회계팀, 총무팀, 보안팀 등과 협력하여 더 나은 SaaS 관리 환경을 구축할 수 있습니다.

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기술의 민주화와 SaaSOps

기술의 민주화는 디지털 리더십, 책임 및 역량의 진화를 IT 조직 외부로 전환하는 것입니다. IT 솔루션을 클라우드 기반 SaaS 제품으로 전환하면서 도입 비용이 적어지고 고객 지원 및 초기 온보딩 작업이 간소화되었습니다. 이를 통해 비용과 위험을 최소화하면서 새로운 기술을 시도할 수 있는 환경이 마련되었습니다. 가트너는 ‘Top Tech Provider Trend for 2023: The Democratization of Technology’ 리포트를 통해 Business technologist는 내부 또는 외부 비즈니스에 사용할 기술 또는 분석 기능을 개발하는 직원으로, Citizen developers는 IT 부서가 허가한 툴을 사용해 자신 또는 다른 직원이 사용할 수 있는 애플리케이션 기능을 만드는 직원으로 소개했습니다. 조직 내 점점 더 많은 Business technologists와 Citizen developers가 사용자 지정 및 생성을 간소화하는 애플리케이션과 기능을 개발하므로 기술의 민주화가 빠르게 실현될 것으로 예상됩니다.

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이러한 흐름에 맞춰 SaaS 관리도 IT 부서가 전담하는 것에 국한되지 않을 것으로 보입니다. 앞으로의 SaaS 관리는 IT 부서가 중앙 콘솔에서 전체를 관리하고 적절한 부서와 담당자에게 중간 관리체계를 할당해 주는 방식이 될 것입니다. 직원들이 사용하고 있는 SaaS 현황을 파악하는 것과 더불어 조직의 체제를 이해하고 적절히 관리자를 지정하는 등 규정, 프로세스, 기술 및 인력의 조합으로 구성되는 SaaSOps가 차세대 SaaS 관리 방안으로 자리 잡을 것입니다.