들어가며

혹시 Slack이나 Notion을 부서별로 따로 구매하고 제각각 비용을 지불하고 있나요? 아니면 누가 SaaS를 구매했는지, 매달 얼마를 지불하고 있는지도 파악이 안 되고 있나요? 이러한 문제는 많은 조직에서 공통으로 발생합니다. 특히 SaaS를 여러 부서가 별도로 구매하거나, 개별 사용자들이 필요할 때마다 별도로 결제하는 상황은 혼란을 야기할 수 있죠. 부서 간 협업이 원활하지 않으면 누가 어떤 도구를 구입했는지, 사용 빈도와 그에 따른 비용을 정확히 추적하기가 어려워집니다.

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Megazone PoPs에서 조사한 내용에 따르면, SaaS 관리자의 42%가 SaaS 관리 시 가장 어려운 부분이 ‘비용 최적화’라고 응답했습니다. 조직 내 SaaS 사용을 한눈에 보기 어려워 중복 지출 등이 빈번히 발생하는 것인데요, 이런 상황이 지속되면 재정적 부담은 물론 비효율적인 자원 배분으로 이어질 수 있습니다. SaaS는 편리함을 제공하지만, 이를 제대로 관리하지 못하면 예기치 않은 비용 상승과 함께 복잡성을 야기합니다. 비용을 절감하고, SaaS를 효율적으로 활용하기 위해서는 SaaS 관리 체계를 강화하는 것이 중요합니다.

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이번 글에서는 SaaS 관리 시 확인해야 하는 주요 항목들과 실제 SaaS 비용 관리 템플릿을 통해 비용을 효과적으로 관리하는 방법을 소개하며, 우리 조직의 SaaS 관리 현황을 파악하는 데 도움이 되는 실질적인 팁을 제공합니다.

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SaaS 비용 관리가 어려운 이유

먼저, SaaS 모델의 특성을 이해하는 것이 중요합니다. SaaS는 클라우드 기반 서비스로 소프트웨어를 설치하거나 유지보수할 필요 없이 인터넷을 통해 언제 어디서나 접근할 수 있습니다. 이러한 접근성 덕분에 여러 팀이 쉽게 사용할 수 있지만, 이는 조직 전체의 SaaS 사용 현황을 파악하는 데 장애가 될 수 있습니다. 쉽게 구매할 수 있다는 점이 자칫 비용을 간과하게 만들고, 사용자가 각자의 필요에 따라 다양한 SaaS를 무분별하게 선택하게 만들기도 하죠.

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둘째, 빠른 디지털 전환이 SaaS 사용 증가에 크게 기여했습니다. 코로나19 팬데믹 이후 원격 근무와 디지털 업무 환경이 보편화되면서 기업들은 신속하게 여러 SaaS 솔루션을 도입했습니다. 하지만 이러한 빠른 변화 속에서 체계적인 관리 방안이 마련되지 않은 경우가 많아, 비용과 사용 현황을 효과적으로 모니터링하지 못하게 됩니다. 특히, 이러한 전환이 이루어진 후 기존 소프트웨어에 대한 의존도가 높아짐에 따라, 불필요한 라이선스가 발생하거나 사용하지 않는 SaaS에 대한 비용이 지출되는 경우가 빈번합니다.

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셋째, 조직 내 정보의 파편화도 문제입니다. 각 부서가 개별적으로 SaaS 도구를 구매하고 사용할 경우, 조직 전체의 사용 현황을 파악하기가 어렵습니다. 이로 인해 중복 구독이 발생하거나, 특정 팀이 필요 없는 서비스에 돈을 낭비하는 상황이 생길 수 있습니다. 총무팀이나 경영지원팀, IT팀 등 SaaS 관리 실무 업무를 담당하는 직원들은 비효율을 개선하려고 해도, 어디서부터 손을 대야 할지 막막할 때가 많습니다.

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위와 같은 이유로 인해 SaaS 비용 관리가 참 어려워진 상황이지만, 이제는 이를 해결하기 위한 체계적인 접근이 필요합니다. 디지털 환경의 변화에 발맞춰 효율적인 SaaS 관리 방안을 도입함으로써, 비용을 절감하고 조직의 생산성을 높일 기회를 확보해야 할 때입니다.

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그렇다면 SaaS 비용 관리를 효과적으로 수행하기 위해서는 어떤 항목을 살펴봐야 할까요?

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SaaS 비용 관리 시 꼭 체크할 4가지

각 조직의 SaaS 사용 현황을 분석하고 최적화하기 위해 아래 항목들을 체크해야 합니다.

1. 사용 현황 분석

첫 번째로 확인해야 할 것은 각 SaaS의 사용 현황입니다. 각 팀과 부서가 사용하는 SaaS 애플리케이션 목록과 해당 앱의 사용 빈도를 기록하여, 필요 없는 구독이나 중복 사용을 파악합니다. 이를 통해 비효율적인 지출을 줄일 수 있습니다. 

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2. 구독 유형 및 가격 구조 이해

각 SaaS의 구독 유형(ex. 월별, 연간)과 가격 구조를 명확히 이해하는 것이 중요합니다. 특정 서비스에 대해 기업 전체가 사용하는 라이선스를 구매하는 것이 더 경제적일 수 있으므로, 전체 사용자를 고려하여 비용 효율적인 구독 모델을 선택하는 것이 필요합니다. 예를 들어, 부서별로 따로 사용하던 Slack 워크스페이스를 기업 전체가 하나의 워크스페이스로 통합해 사용하면 더 높은 플랜을 보다 저렴한 가격에 사용할 수도 있겠죠.

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3. 비용 추적 및 예측

SaaS 별로 정기적인 비용 추적과 예측은 비용 관리의 핵심입니다. 각 SaaS 비용을 정기적으로 검토하고, 다음 달 또는 분기의 예상 비용을 예측함으로써 예산을 보다 효과적으로 관리할 수 있습니다. 이를 통해 기업의 재무 건전성을 유지할 수 있습니다.

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4. 서비스 계약 조건 검토

각 SaaS 공급업체와의 계약 조건을 정기적으로 검토하는 것이 중요합니다. 계약 만료일, 자동 갱신 조건 등을 파악해 불필요한 비용이 발생하지 않도록 관리해야 합니다. 조직 내 SaaS 활용도를 파악하여 사용이 저조한 SaaS의 경우 다른 SaaS 제품으로 전환하는 등 더 나은 대안을 찾아볼 수도 있습니다.

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실전! 우리 조직의 SaaS 비용 현황 파악하기 (템플릿 제공)

SaaS 비용 관리 시 꼭 체크해야 할 항목들 위에서 잘 보셨나요? SaaS 비용 관리, 중요한 건 알겠는데 막상 어디서부터 어떻게 시작해야 할지 막막하다면 걱정하지 마세요! PoPs 팀에서 많은 분이 SaaS 관리 최적화로 비용 절감의 효과를 경험하시길 바라며 구글 스프레드시트로 ‘SaaS 비용 관리 템플릿’을 제작했습니다.

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SaaS 비용 관리 템플릿은 크게 4개의 시트로 구성되어 있어요. 순서대로 (1) 템플릿 사용법, (2) SaaS 비용 관리 템플릿, (3) SaaS 리스트, (4) (예시) SaaS 비용 관리 템플릿.

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(1) 템플릿 사용법 시트는 말 그대로 템플릿을 어떻게 사용하면 되는지 사용 방법에 대해 친절하게 작성해 두었습니다.

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(2) SaaS 비용 관리 템플릿 시트는 실제 여러분이 조직 내 사용하고 있는 SaaS에 대해 비용과 라이선스 정보 등을 기재하는 곳입니다. SaaS 카테고리별로 조직에서 사용하고 있는 SaaS를 드롭다운 항목에서 쉽게 선택할 수 있도록 많이 사용될 만한 SaaS의 경우 모두 드롭다운 항목에 추가해 두었습니다. 여러분은 일일이 기재할 필요 없이 선택만 하시면 됩니다!

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혹시라도 우리 조직에서 사용 중인 SaaS가 없다면, 당황하지 마시고 (3) SaaS 리스트 시트로 이동하셔서 해당하는 카테고리에 SaaS 이름을 작성해 주시면, (2) SaaS 비용 관리 템플릿 시트 내 드롭다운에서 SaaS 옵션이 추가됩니다.

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그래도 처음에는 어려울 수 있으니 마지막 (4) 번 시트에는 시트 이름처럼 SaaS 비용 관리 템플릿을 꽉 채워둔 예시를 만들어 두었습니다. 템플릿 활용 시 유용하게 참고해 주세요 : )

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마치며

SaaS 비용 관리는 더 이상 선택이 아닌 필수입니다. 많은 조직이 디지털 전환과 함께 SaaS 도입을 빠르게 늘려가고 있지만, 체계적인 관리 없이 방치될 경우 비용은 기하급수적으로 증가할 수 있습니다. 이번 글에서는 SaaS 비용 관리의 중요성과 함께 체크해야 할 핵심 항목들을 살펴봤고, PoPs 팀에서 제공하는 SaaS 비용 관리 템플릿을 통해 실질적으로 비용을 절감할 수 있는 방법을 제시했습니다.

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이 템플릿은 누구나 쉽게 따라 할 수 있도록 설계되었으며, 처음부터 완벽한 관리가 어려워도 걱정할 필요 없습니다. 꾸준히 관리하고 현황을 업데이트해 나가면 SaaS 비용의 효율적인 최적화가 가능합니다. 오늘부터라도 조직 내 SaaS 사용 현황을 파악하고, 전략적으로 비용을 관리해 보세요. 작은 변화가 큰 비용 절감으로 이어질 수 있습니다.

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이제 여러분의 조직에서도 SaaS 비용 관리의 효과를 직접 체감할 차례입니다. PoPs 팀이 제공하는 템플릿과 함께, 더욱 효율적인 SaaS 관리를 시작해 보세요!

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