【テンプレート提供】SaaSのコスト管理が難しいなら、覚えておくべきことは4つだけ

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SlackまたはNotionを部門ごとに個別に購入し、部門ごとに支払いますか？それとも、誰が SaaS を購入したのか、またその人が毎月いくら払っているのか分からないのですか？これらの問題は多くの組織に共通しています。特に、複数の部署が SaaS を個別に購入する場合や、個々のユーザーが必要とするたびに個別に支払いを行う場合は、混乱を招く可能性があります。部門間のシームレスなコラボレーションがなければ、誰がどのツールを購入したか、どのくらいの頻度で使用されたか、どれくらいの費用がかかったかを正確に追跡することは困難です。

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メガゾーンPOPsのリサーチによると、SaaSマネージャーの42％が、SaaS管理の最も難しい部分は「コスト最適化」であると述べています。組織内の SaaS の使用状況を一目で把握することは難しいため、重複経費が頻繁に発生し、このような状況が続くと、財務上の負担や非効率的なリソース配分につながる可能性があります。SaaS は便利ですが、適切に管理されないと、予想外のコスト増加や複雑化を招きます。コストを削減し、SaaS を効率的に活用するためには、SaaS 管理システムを強化することが重要です。

この記事では、SaaSを管理する際に確認すべき重要な項目と、実際のSaaSコスト管理テンプレートを使用して効果的にコストを管理する方法を紹介し、組織のSaaS管理状況を理解するのに役立つ実践的なヒントを紹介します。

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SaaS コスト管理が難しい理由

まず、SaaS モデルの性質を理解することが重要です。SaaS はクラウドベースのサービスで、ソフトウェアをインストールしたり保守したりしなくても、インターネット経由でいつでもどこでもアクセスできます。このアクセシビリティにより、複数のチームが簡単に使用できるようになりますが、組織全体で SaaS がどのように使用されているかを理解するうえでは障害となる可能性があります。購入のしやすさからコストが見落とされやすく、またユーザーは自分のニーズに応じてさまざまな SaaS 製品を無差別に選択することになります。

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第二に、急速なデジタル変革がSaaS利用の増加に大きく貢献しています。新型コロナウイルスのパンデミック後、リモートワークやデジタルワーク環境が一般的になるにつれ、企業はすぐに複数の SaaS ソリューションを採用するようになりました。しかし、このような急激な変化の中、体系的な管理手段が講じられていないことが多く、コストや使用状況を効果的に監視することができません。特に、この移行後に既存のソフトウェアへの依存度が高まるにつれて、不要なライセンスが生成されたり、使用されていない SaaS にコストが費やされたりすることがよくあります。

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第三に、組織内の情報の断片化も問題です。各部門が SaaS ツールを個別に購入して使用すると、組織全体がそれらをどのように使用しているかを理解するのが難しくなります。その結果、サブスクリプションが重複したり、特定のチームが不要なサービスにお金を浪費したりする可能性があります。総務チーム、経営支援チーム、IT チームなどの SaaS 管理業務を担当する従業員は、非効率性を改善しようとしても、どこから始めればよいか途方に暮れることがよくあります。

SaaSのコスト管理は、上記の理由により非常に困難になっていますが、これに対処するための体系的なアプローチが必要です。今こそ、デジタル環境の変化に合わせて効率的な SaaS 管理手法を採用することで、コスト削減と組織の生産性向上の機会を確保すべき時です。

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では、SaaSのコストを効果的に管理するためにはどのような項目を探すべきでしょうか。

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SaaS コストを管理する際に確認すべき 4 つのこと

各組織のSaaS利用状況を分析・最適化するためには、以下の項目を確認する必要があります。

1。使用状況分析

最初に確認するのは、各SaaSの使用状況です。各チームや部門が使用している SaaS アプリケーションのリストと、それらのアプリの使用頻度を記録して、不要なサブスクリプションや重複使用を特定します。これにより、非効率的な支出を減らすことができます。

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2。サブスクリプションの種類と価格体系を理解する

各 SaaS のサブスクリプションタイプ (例料金体系 (月単位、年単位) と価格体系を明確に理解することが重要です。特定のサービスのために企業全体が使用するライセンスを購入する方が経済的である可能性があるため、すべてのユーザーを考慮し、費用対効果の高いサブスクリプションモデルを選択する必要があります。たとえば、部門ごとに別々に使用されていた Slack ワークスペースを使用し、企業全体が 1 つのワークスペースに統合されている場合、より高額なプランを低価格で利用できる可能性があります。

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3。コストの追跡と予測

各 SaaS の定期的なコスト追跡と予測は、コスト管理の重要な部分です。各 SaaS コストを定期的に確認し、翌月または四半期の推定コストを予測することで、予算をより効果的に管理できます。これにより、企業の財務状態を維持することができます。

4。サービス契約条件の確認

各 SaaS ベンダーとの契約条件を定期的に確認することが重要です。契約満了日や自動更新期間などを把握し、不必要な費用が発生しないように管理する必要があります。組織内での SaaS の使用状況を把握することで、SaaS が十分に活用されていない場合に別の SaaS 製品に切り替えるなど、より適切な代替手段を見つけることもできます。

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練習！自分の組織の SaaS コストを理解する (テンプレート提供)

上記のSaaSコストを管理する際に確認しなければならない項目をよく見ましたか？SaaS のコスト管理、何が重要かはわかっていますが、どこからどのように始めたらいいのか迷っているだけでも心配はいりません！PoPsチームの多くの方々に、SaaS管理の最適化によるコスト削減の効果を実感していただき、Googleスプレッドシートを活用していただけることを期待しています。SaaS コスト管理テンプレート」が制作されました。

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SaaS コスト管理テンプレートは 4 つのメインシートで構成されています。(1) テンプレートの使用方法、(2) SaaS コスト管理テンプレート、(3) SaaS リスト、(4) SaaS コスト管理テンプレートの順になっています。

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(1) テンプレート利用シートは、文字通りテンプレートの使い方や使い方について書かれています。

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(2) SaaSコスト管理テンプレートシートは、組織内で実際に使用しているSaaSのコストとライセンス情報を入力する場所です。組織が使用している SaaS をドロップダウン項目から SaaS カテゴリごとに選択しやすくするために、よく使用される可能性が高い SaaS ケースをすべてドロップダウン項目に追加しました。すべて記入する必要はありません。選択するだけです。

組織でSaaSを使用していない場合でも、慌てる必要はありません。（3）SaaSリストシートに移動し、適切なカテゴリにSaaS名を入力すると、（2）SaaSコスト管理テンプレートシート内のドロップダウンからSaaSオプションが追加されます。

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それでも、最初は難しい場合もあるので、最後のシート（4）では、シートの名前のように、SaaSコスト管理テンプレートの例をたくさん作成しました。このテンプレートを参考にしてください:)

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最後に

SaaS コスト管理はもはや選択肢ではなく、必需品です。多くの組織がデジタルトランスフォーメーションとともに SaaS の採用を急速に増やしていますが、管理しないままにしておくとコストは指数関数的に増加する可能性があります。この記事では、PoPs チームが提供した SaaS コスト管理の重要性と、確認すべき重要な項目について説明しました。 SaaS コスト管理テンプレート実際にコストを削減する方法を提案しました

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このテンプレートは誰でも簡単にフォローできるように設計されており、最初から完璧な管理が難しい場合でも心配する必要はありません。SaaS のコストを効果的に最適化するには、着実な管理とステータス更新が必要です。今すぐ始めて、SaaS が組織内でどのように使用されているかを理解し、戦略的にコストを管理しましょう。小さな変更が大きなコスト削減につながります。

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今こそ、組織が SaaS コスト管理のメリットを直接体験するときです。PoPs チームから提供されたテンプレートを使って SaaS の管理をより効率的に始めましょう。

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👉SaaS コスト管理テンプレートをダウンロードする