スプレッドシートに代わるSaaS管理プラットフォームの4つのメリット

スプレッドシートで SaaS を管理していますか?

ほとんどの人は上記の質問に「はい」と答えると思います。アメリカのSaaS管理プラットフォーム企業、Zyloが発行しました。」2024年のSaaSマネジメント・インデックス」によると、企業の70％がスプレッドシートを使用してSaaSを管理しています。それほど驚くべき結果ではありません。スプレッドシートは使いやすく使い慣れているため、古くからビジネスで使われてきた必須ツールです。そのため、SaaS 管理ではスプレッドシートが自然と使われることが多くなっています。しかし、SaaS アプリケーションの数が増えるにつれて、このアプローチを維持することはますます難しくなっています。

スプレッドシートは SaaS の使用状況、コスト、セキュリティ状態をリアルタイムで把握するには限界があり、手動での入力や更新時にエラーが発生しやすくなります。さらに、ライセンスの使用状況を正確に追跡することは難しく、サブスクリプションが重複していると、不要なコストが発生する可能性があります。また、部門間のコラボレーションや共有も煩雑で、管理効率が低下します。その結果、多くの企業が SaaS 管理プラットフォームの採用を検討しています。

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この記事では、スプレッドシートでSaaSを管理する際の課題と、SaaS管理プラットフォームに切り替えることの4つのメリットを見ていきます。

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スプレッドシートによる SaaS 管理の課題

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1。スプレッドシートのセキュリティとコンプライアンスの限界

スプレッドシートは、さまざまな SaaS アプリケーションのセキュリティとコンプライアンス管理に対して脆弱です。スプレッドシート自体は、データアクセス権を微調整するのが難しく、情報が誤って共有されたり、外部に漏洩したりするリスクが高くなります。特にクラウド環境で複数のユーザーがアクセスする場合、データの整合性が不十分だったり、セキュリティ上の脅威があったりして、重要な情報が保護されない可能性があります。規制要件に準拠するには複雑なアクセス権設定が必要であり、スプレッドシートではこれを効果的にサポートできません。

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2。コラボレーションと情報共有の非効率性

スプレッドシートを使った管理方法では、異なる部署間のコラボレーションが不便になります。SaaS 資産を効率的に管理するには、IT、人事、管理サポートなどの関連部門が連携して SaaS 資産を効率的に管理する必要がありますが、スプレッドシートファイルを送受信する方法ではデータを最新の状態に保つことが難しく、混乱を招きやすくなります。SaaS 管理では、リアルタイムのデータと迅速な情報共有が重要であり、スプレッドシートではこれが満たされないため、資産管理の信頼性が低下します。

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さらに、SaaS支出の管理と追跡よりも長期的に企業にとって重要なのは、リアルタイムのデータと洞察を通じてライセンス更新交渉を有利に主導する能力を強化することです。SaaS 管理タスクを SaaS の使用状況の追跡だけに限定しないでください。SaaS の使用状況を可視化することで、データに基づいて新しいポリシーや代替案を提案できます。よりスマートに作業できます！

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3。SaaS アプリケーションの管理における課題の増大

SaaSの種類と利用が徐々に増加するにつれて、すべてのデータを1つずつ入力して更新する作業が煩雑になりました。手入力ではエラーが起きやすく、データをリアルタイムで管理することが難しいため、SaaS の使用状況やコストを正確に把握することが難しくなります。その結果、ライセンス管理は非効率的であり、未使用の SaaS サブスクリプションや重複している SaaS サブスクリプションを特定できないため、不必要なコストも費やされてしまいます。そのため、多くの企業が SaaS 管理を最優先事項としています。 2023 IDC SaaS パススタディレポートによると、従業員数が1,000人以上の企業の67％が、SaaS管理プラットフォームを採用していると答えています。

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SMP (SaaS マネジメントプラットフォーム) とは何ですか?

SaaS管理プラットフォームは、企業がSaaSアプリケーションを効果的に管理および最適化するのに役立つソフトウェアソリューションです。企業はさまざまなクラウドベースのサービスを利用することで事業運営を効率的に改善できますが、使用するSaaSの数が増えるにつれて、管理の複雑さも増しています。SMPはこれらの問題に対処するために開発されたツールであり、使用量、コスト、セキュリティ、コンプライアンスなど、SaaS資産のさまざまな側面を包括的に管理できます。

SMPはデータをリアルタイムで収集して分析し、企業のSaaS環境を視覚的に表現し、ライセンス管理、ユーザーアクセス制御、コスト最適化を自動化します。これにより、IT チームと財務チームは重複するサブスクリプションを減らし、必要なサービスだけを効率的に維持できます。また、各アプリケーションへのアクセス権を確立し、セキュリティとコンプライアンスの目的で機密情報を保護するために必要な機能も提供します。

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SMPは、企業がSaaS環境をより効率的かつ安全に運用するために不可欠なツールであり、スプレッドシートなどの従来の管理方法と比較して優れたパフォーマンスと作業効率を提供します。

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SMP に切り替える理由:SaaS 管理プラットフォームの 4 つの主な利点

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1。SaaS の使用状況をリアルタイムで監視し、コスト管理を自動化します。

SaaS管理プラットフォームは、各アプリケーションの使用状況とコストをリアルタイムで追跡できるため、不要な費用を大幅に削減できます。スプレッドシートでは正確なリアルタイムのコスト管理は困難ですが、使用状況データやサブスクリプション情報は SaaS 管理プラットフォームを通じて自動的に収集および分析できます。たとえば、ユーザーが少ないアプリケーションを検出して、未使用のライセンスをすぐに特定することで、コストを削減する方法や、非効率的な経費を削減する方法を提案できます。これらの自動化機能により、企業はデータ主導型の予算管理と最適化を実現できます。さらに、管理者は特定の申請の状況をリアルタイムで容易に把握し、即座に意思決定を行うことができるため、予算業務の効率が向上します。

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2。ライセンス重複排除と最適化

SaaS管理プラットフォームは、同じ機能を提供する重複アプリケーションを自動的に検出することで、重複サブスクリプションを減らすことができます。これにより、不必要な予算支出が削減され、企業は必要なサービスのみを維持することで財務的に効率的な SaaS ポートフォリオを構築できます。さらに、従業員や部署ごとに SaaS の使用状況を体系的に分析することで、ニーズに応じたライセンスの割り当てや、使用頻度の低いソフトウェアを検出してサブスクリプションの最適化を行うことができます。これにより、サブスクリプションの状況が複雑になるにつれて発生する非効率性を減らし、IT 部門がライセンスを手動で管理した場合に発生する可能性のあるエラーを防ぐことができます。

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3。セキュリティとコンプライアンス管理の強化

SaaS管理プラットフォームは、セキュリティとコンプライアンスの要件に従ってデータを保護し、スプレッドシートとは異なり、アクセス権はきめ細かく設定できます。これにより、部門やユーザーが SaaS アプリケーションへのアクセスを制御し、機密情報を保護するためのセキュリティ要件を満たすことができます。たとえば、特定の部署が特定のソフトウェアにアクセスできるように設定し、それをリアルタイムで管理することで、監査への備えを強化できます。SaaS 管理プラットフォームは、セキュリティ規制とコンプライアンスポリシーを自動的に反映し、コンプライアンス状況を継続的に監視します。これにより、データの整合性を維持し、内部および外部の監査に迅速に対応できるため、セキュリティと法令遵守のリスクが大幅に軽減されます。

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4。効率的な報告と統合財務管理

SaaS管理プラットフォームは、リアルタイムのレポート生成と財務統合機能により、企業のIT、財務、経理部門間のより効率的なコラボレーションをサポートします。スプレッドシートでは最新情報を反映したレポートを作成するのに時間がかかりますが、SaaS 管理プラットフォームでは、数回クリックするだけで自動的に更新されるレポートを生成できるため、時間を節約できます。さらに、データを財務部門や経理部門とリアルタイムで共有できるため、部門間の情報の不一致を解決し、コラボレーションを強化できます。これにより、意思決定が迅速化され、企業の戦略的資産管理が可能になります。データに基づいた統合管理が可能になり、各部門が予算執行状況をより迅速かつ正確に把握できるようになり、効率的な資産管理が可能になります。

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最後に

SaaS管理プラットフォーム（SMP）は、効率的で組織化されたSaaS管理をサポートする、現代の企業にとって不可欠なツールです。スプレッドシートなどの従来の方法の制限を克服し、リアルタイムのデータ分析、自動コスト管理、セキュリティとコンプライアンス管理の強化、部門間の効率的なコラボレーションを可能にします。これらのメリットは、企業が SaaS 環境を最適化し、コストを削減し、資産を効率的に管理するのに役立ちます。

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結論として、SaaSアプリケーションの数の増加に直面しても、SMPは企業がより良い意思決定を行い、競争力を維持する上で重要な役割を果たしています。現在、SMPを通じて、企業はより効果的な資産管理を実現し、ビジネスの成長とイノベーションの基盤を築くことができます。SaaS 管理プラットフォームの採用は単なる選択肢ではなく、未来志向のビジネス戦略の一部であり、あらゆる企業が検討すべき重要な要素です。

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メガゾーンポップスは、企業内でサブスクリプションの形で使用されるさまざまなSaaSサービスを1か所で管理できるソリューションです。Megazone Pops を使用すると、部門ごとにサブスクリプションが分かれている SaaS を 1 か所で管理でき、SaaS ごとにアクティブユーザーを特定することで効果的な SaaS 利用ポリシーやプランを確立できます。特に、管理者は従業員に必要な SaaS にのみアクセスすることを許可し、許可なく使用される SaaS にはセキュリティ規制を適用できます。

国内の大手金融会社は、Megazone Popsを通じて開発環境を自動的にプロビジョニングし、アカウントを作成することで、ワークスペースベースでプロジェクトを管理することで可視性を確保しています。その結果、 時間を 50%、コストを 30% 以上節約できました。

SaaSの管理をスプレッドシートに限定する必要はもうありません。SMPでスマートにしましょう！

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