들어가며

대기업의 IT팀에서 일하고 있는 A씨. 사내 임직원들이 사용하는 SaaS 앱이 많아지면서 처리해야 하는 계약 및 구매 건이 늘어났다. 내부적으로 개발자는 개발에만 집중하기를 원하는 문화이다 보니 SaaS 앱 결제를 요청받으면 일일이 결제를 진행해 주고 있다. 개인이 원하면 SaaS를 전부 사용할 수 있도록 지원하고 있고, 개인 지메일이나 네이버 메일로 가입해서 사용하는 경우가 많다. 데이터 유출에 대한 우려가 되지만 본부장님은 그저 사람을 믿어야 한다고 강조하신다.

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내부적으로 SaaS 관리에 대한 필요성이 언급되면서 구독하고 있는 SaaS 개수와 SaaS 별 계정 수를 파악해 보자는 팀장님의 제안이 있었다. 부서 또는 개인별로 결제하고 있던 것을 모아보니 오늘 난 SaaS 구독 비용 처리를 위해 1만 3천 유저의 품의를 처음으로 올렸다.

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위 예시처럼 조직 내 사용하는 SaaS 앱의 수가 많아지면서 기업들이 SaaS 관리에 어려움을 겪고 있습니다. SaaS는 부서 혹은 개별 구독해서 사용하는 경우가 대부분으로 관리의 사각지대에 놓여있습니다. 특히 엔터프라이즈의 경우 직원 수가 많아 관리해야 하는 SaaS도 많은데, 스프레드시트에서 일일이 수기로 관리가 가능할까요?

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이번 글에서는 엔터프라이즈에서 SaaS 관리 시 겪는 어려움 3가지를 살펴보고, PoPs가 어떻게 해결할 수 있는지 살펴보겠습니다.

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SaaS 관리의 어려움

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1. 일일이 해야 하는 사용자 관리

입사자, 퇴사자가 발생할 때마다 SaaS 계정을 부여하고 회수하는 일이 반복됩니다. 휴직자 계정 정지, 비밀번호 재발급, 라이선스 재할당 등 SaaS 운영 관련 업무는 조직 내에서 사용하는 SaaS의 개수와 비례하여 증가하게 됩니다. 가트너 리포트에 따르면 2022년 기준, 기업에서 평균적으로 사용하는 SaaS 앱의 개수는 125개입니다. SaaS 관리 업무의 자동화는 필연적인 흐름입니다. 스프레드시트에 일일이 수기로 작성하여 관리하는 것은 매우 비생산적인 일입니다. 효율적인 사용자 관리를 위해서는 ‘관리 툴’이 있어야 합니다.

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2. 제한된 가시성, 낭비되는 비용

조직 내에서 다양한 SaaS 앱을 사용하다 보니 전체 SaaS 사용 현황과 비용 추이 등을 파악하기가 어렵습니다. 기업에서 대량으로 구매하는 소프트웨어와 달리 SaaS는 부서 혹은 개별 구독해서 사용하는 경우가 대부분이기에 같은 SaaS 중복 사용으로 인한 비용 낭비가 증가하고 있습니다.

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가트너의 리서치 담당 부사장인 Roger Waters의 의견에 따르면 SaaS 지출의 30%가 낭비되고 있다고 합니다. 넥스링크의 분석에 따르면 기업이 많이 사용하는 툴 30가지와 관련 라이선스 비용을 기반으로 전 세계에서 낭비되는 비용이 한 달에 4,500만 달러에 이를 것이라고 합니다. 특히 BI 툴의 경우 사용자당 월 라이선스 비용은 83달러에 불과하지만, 구매한 라이선스의 38%만이 사용되는 것으로 나타났습니다. SaaS 사용 가시성이 확보되어야 새어나가는 비용을 줄일 수 있습니다.

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3. 보안 취약점 증가

임직원이 SaaS를 개인 메일로 가입하여 사용하거나 필요 이상의 권한이 부여되는 등 인증 권한, 계정 관리 부분에 대해 보안 취약점이 증가하고 있습니다. 실제 퇴사한 직원이 이전 직장의 SaaS 앱에 접속하는 것과 같은 사례가 발생하기도 합니다. SaaS 내 생성되는 민감한 데이터가 잘 보호되도록 조직 내 적절한 보안 정책을 설정하는 것이 필수입니다.

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PoPs로 쉽게 SaaS 관리하기

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1. 자동화와 셀프서비스

기존 디렉터리를 보유한 고객은 LDAP, Google Workspace 디렉터리 연동으로 사용자를 동기화할 수 있습니다. 특정 사용자를 수동으로 동기화하거나 정책을 설정해 주기적으로 자동 동기화가 가능합니다. 사용자뿐만 아니라 디렉터리의 조직 단위로도 동기화하여 가져올 수 있습니다. 별도 디렉터리 설정의 번거로움을 줄이고 디렉터리에서 발생한 변경 사항도 자동으로 적용됩니다. 입/퇴사자 발생으로 Google Workspace에 계정을 생성하거나 비활성화하면 PoPs에도 적용됩니다.

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어드민에서 사용자를 할당/해제하면 SaaS에도 사용자를 초대, 추가, 활성화 또는 삭제, 비활성화할 수 있습니다. SaaS마다 일일이 사용자 관리를 해야 하는 시간과 비용을 줄여줍니다.

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또, 이메일로 받은 SaaS 인보이스를 자동으로 PoPs에 업로드하여 보다 쉽게 비용을 관리할 수 있습니다.

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2. SaaS 사용 현황 가시성 확보

조직 내에서 사용하고 있는 전체 SaaS 사용 현황과 상태를 대시보드로 한눈에 볼 수 있습니다. SaaS 별 사용 비용을 확인할 수 있고 예상 사용 비용을 설정해 재무관리를 돕습니다.

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라이선스 사용자를 API로 실시간 확인하고 사용자별로 이용 중인 라이선스를 조회할 수도 있습니다. 라이선스별로 사용자를, 사용자별로 라이선스를 확인할 수 있기 때문에 중복으로 사용하거나 일정 기간 미사용 중인 SaaS를 정리해 비용을 절감할 수 있습니다.
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SaaS 별로 라이선스 종료 일자 알림을 설정해 구독 갱신과 예상 비용을 준비하거나 구독 종료 혹은 교체를 고려할 수 있습니다.

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3. 싱글사인온(SSO)과 보안 정책 적용

SAML 2.0, OIDC, OAuth 표준 방식을 통해 PoPs에서 모든 SaaS로 한 번에 로그인할 수 있습니다. 하나의 ID로 한 곳에서 로그인하기 때문에 관리자는 전체 사용 현황 가시성 확보를 할 수 있고 섀도우 IT를 식별할 수 있는 도구가 됩니다. 사용자는 간편하게 로그인할 수 있어 생산성이 향상됩니다.

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PoPs는 한 번에 전사 보안 정책을 적용할 수 있도록 지원합니다. 2단계 인증, 세션 타임아웃, IP 제한, 비밀번호 관리를 세팅할 수 있는 환경을 하나의 콘솔에서 제공합니다. SaaS마다 보안 정책을 설정하지 않고 PoPs로 한 번에 한 곳에서 관리할 수 있습니다. 보안 정책에 대한 더 자세한 내용은 ‘SaaS에 어떻게 보안 정책을 설정하면 좋을까?’를 참고해 주세요.

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마치며

엔터프라이즈 환경에서 SaaS 관리는 필수적이지만 결코 쉬운 일은 아닙니다. 각종 보안 위협부터 비용 관리, 데이터 통합, 서비스 품질 보장까지 다양한 어려움이 존재합니다. 이러한 어려움들은 SaaS를 활용하면서 얻을 수 있는 이점만큼이나 중요한 고려 사항입니다.

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SaaS 관리의 성공은 단지 기술적 측면뿐만 아니라 조직 전체의 이해와 협력, 그리고 지속적인 개선 노력을 요구합니다. 엔터프라이즈는 이러한 노력의 일환으로 변화하는 환경에 적응하고, 새로운 도전 과제를 해결하면서도 SaaS의 이점을 최대한 활용하는 것이 중요합니다. SaaS 관리의 어려움을 이해하고 이를 해결하기 위한 전략을 수립함으로써 더 효율적이고 혁신적인 디지털 전환을 이룰 수 있을 것입니다. 

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앞으로도 SaaS 애플리케이션의 활용은 더욱 확대될 것이며, 이와 함께 관리의 중요성도 더욱 커질 것입니다. 지속적인 학습과 개선을 통해 SaaS 관리의 도전 과제를 극복하고, 비즈니스 성장을 가속화할 수 있는 역량을 강화해 나가는 것이 필요합니다.

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SaaS 관리에 대해 궁금하신 점은 언제든지 문의주세요. PoPs의 SaaS 관리 전문가가 답변드립니다.

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