SaaS 管理プラットフォームを使用して従業員の生産性を維持し、規制遵守に対処する方法

前書き

金融機関におけるSaaSアプリの利用が増えるにつれ、それらをどのように効果的に管理するかは重要な課題となっています。SaaS サブスクリプション管理は、特に金融監督局の規制に準拠するために使用されているすべてのソフトウェアを特定して報告する必要がある金融機関にとって、不可欠な課題です。しかし、重要なのは、従業員の生産性や自主性を損なうことなく、一元管理を強化する方法でこれを達成することです。この記事では、企業が SaaS 管理プラットフォーム (SMP) を必要とする理由を説明し、従業員の生産性を守りながら SMP を効果的に採用する方法を示し、金融機関が初めて SMP を採用する際に考慮すべき 6 つの重要なポイントを紹介します。

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SaaS 管理プラットフォーム (SMP) とは何か、なぜ重要なのか

SaaS管理プラットフォーム（SMP）は、企業が使用するすべてのクラウドベースのソフトウェアを一元的に検出、管理、最適化できるようにするソリューションです。最近、企業が従業員の自主性を高めるにつれて、SaaS アプリケーションを直接購入して仕事に使用する個人が増えています。この分散型購入方法には、従業員の生産性と満足度を高めるという利点がありますが、同時に IT チームや財務チームが SaaS の全体像を把握することが難しくなっています。

これがメガゾーンポップスの最大の強みです。これにより、従業員が自分に最適なツールを自由に選択して使用できるよう制限することなく、企業レベルで必要な可視性と管理の効率性が得られます。従業員は必要な SaaS をいつもどおり購入して使用でき、会社では全体として理解して管理できるバランスが取れています。

特に金融機関の場合、使用されているすべてのソフトウェアを金融監督サービスに報告する規制義務があるため、正確なSaaSインベントリ管理はさらに重要です。SMPはこれらの問題に対処し、規制遵守を容易にすると同時に、不要な重複サブスクリプションや未使用のライセンスを減らすことでコストの最適化にも貢献します。

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SaaS 管理プラットフォームを採用する方法

1。SaaS マネジメントの現状を理解する

SMPを採用する最初のステップは、組織内のSaaS管理の現状を正確に把握することです。以下の質問をして状況を確認してください。

• SaaSアプリの購入プロセスは社内でどのように機能しますか？
• SaaS サブスクリプションの承認と管理は誰が行いますか?
• 現在使用している SaaS アプリの数と、そのコストはどのくらいですか?
• 従業員が個人アカウントや法人カードで直接購入するSaaSはありますか？
• 企業ドメインで登録されたSaaSアカウントを追跡する方法はありますか？

国内の大手金融会社の場合、400人の従業員が個人の法人カードでSaaSを自由に購入して使用しており、一元管理システムはありませんでした。そのため、誰がどの SaaS を使用しているのか、実際に使用しているのかを判断するのが困難でした。しかし、同社は従業員の自主性と生産性を優先し、突然 SaaS の使用を制限するのではなく、より優れた管理方法を模索するようになりました。

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2。SaaS ディスカバリープロセスの構築

SMP のコア機能の 1 つは、組織内のすべての SaaS アプリケーションを検出することです。効果的な検出プロセスには、以下の方法が用いられます。

• 支払いデータ分析：法人カードの使用履歴、経費報告書、請求書データを分析して、SaaSサブスクリプションの状況を把握します。
• SSO インテグレーション：SSO（シングルサインオン）ソリューションと連携して、ログインデータに基づいて SaaS の使用状況を追跡します。
• ネットワークトラフィック監視: 企業ネットワーク内の SaaS アプリケーション接続データを分析します。
• ブラウザ拡張機能: ユーザーのブラウザにインストールされている拡張機能を通じて SaaS の使用状況を収集します。

MegazoneのPoPsソリューションは、これらのさまざまな発見方法を統合して、企業のSaaSステータスを包括的に理解できるようにします。

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3。一元化された SaaS 管理システムの確立

すべての SaaS アプリケーションが検出されたら、それらを一元管理するためのシステムを確立する必要があります。

• ユーザーアプリマッピング: どの従業員がどのアプリケーションを使用しているかをマッピングすることで可視性を向上
• ライセンス管理: 各 SaaS アプリのライセンスの種類、数量、更新スケジュールを管理します。
• 経費追跡: SaaS 支出を部門別およびチーム別に追跡および分析します。
• 使用状況監視: 実際の SaaS の使用状況を監視して、未使用のライセンスを特定します。

この金融会社の場合、全社共通のOKTA、GWS、Slack、Tableau、ChatGPT (チームライセンス) は一元管理されていましたが、それ以外の個別のパープレクシティ、GitHub Copilot、JetBrainsは一元管理されていませんでした。これらのツールは開発者やプランナーの生産性に直接影響するツールであり、これは従業員が自由に選択して使用できるようにするための意図的な決定でした。

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4。ユーザードメインとアカウントポリシーの確立

企業ドメインを使用したSaaSアカウント管理は、セキュリティと管理の効率を向上させる上で重要な要素です。

• ドメインベースのポリシー: すべての SaaS サブスクリプションに企業ドメイン (@company .com など) を使用するポリシーを確立します。
• 個人アカウントを切り替える: 個人のメールアドレスでサインアップしたアカウントを企業ドメインに変換する方法を説明します。
• アカウントリンク: アクセスは、SSO と連携した中央認証システムによって制御されます。

金融会社はSaaSを使用する際に企業ドメインの使用を推奨しましたが、実際にこれを確認して適用する方法はありませんでした。SMPの導入により、SaaSが個人アカウントとして使われていることは明らかになるが、従業員のワークフローを妨げないような方法で徐々に企業ドメインに切り替えることを計画している。

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5。セキュリティとコンプライアンスの強化

金融機関にとって、SaaS管理に関しては、セキュリティとコンプライアンスが特に重要です。

• リスクアセスメント: 各 SaaS アプリのセキュリティリスクを評価して分類します。
• データアクセス制御: 機密データにアクセスできる SaaS アプリを特別に管理します。
• 規制レポートを自動化: 金融監督サービスの報告に必要なデータが自動的に収集され、レポートが生成されます。
• 退職者のアクセスをブロックする: 退職者による SaaS へのアクセスを迅速に阻止するプロセスを確立します。

この金融会社の場合、内部ネットワーク（規制対象）とインターネットネットワーク（規制対象外）は別々に運用されるため、SMPソリューションを導入する際には、クローズドネットワークへのアクセスとセキュリティの適合性の判断が重要な検討事項でした。POPSは、このような金融セクター特有のセキュリティ環境を考慮して設計されており、現在従業員が使用しているツールやワークフローに最小限の変更を加えるだけで、必要な管理機能を提供します。

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6。段階的最適化プロセスの確立

SMP の導入は 1 回限りのプロジェクトではなく、継続的な最適化プロセスです。

• 定期レビュー: SaaS のインベントリと使用状況を月次または四半期ごとに確認します。
• ライセンスのリバランス: 未使用のライセンスを特定し、ダウングレードまたは取り消します。
• 契約更新の最適化: 契約更新時の契約条件の再交渉と最適化
• ユーザーフィードバックの収集: 従業員の SaaS の経験とニーズに関するフィードバックを収集します。

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SaaS 管理プラットフォームを採用する際の考慮事項

金融機関で SaaS 管理プラットフォームを初めて採用する場合は、次の点を考慮してください。

1. ユーザーエクスペリエンス第一：ある金融会社が強調したように、「ユーザーに迷惑をかけない」という観点からSMPを選択してください。従業員が希望するツールを引き続き使用できることと、マネージャーが必要とする可視性を得ることのバランスを取ることが重要です。生産性を向上させるには、従業員に自主性を与える企業文化を維持しながら、コストと規制遵守を管理できるソリューションが重要です。
   
   
2. 段階的アプローチ：すべてのSaaSを一度に管理しようとするのではなく、PoC（概念実証）を進め、代表的なアプリとして管理されているSaaSアプリを中心に徐々に拡大していきます。
   
   
3. セキュリティレビュー：SSOをリンクする際に外部に公開される従業員情報を社内で確認するなど、セキュリティ上の問題を事前に確認してください。
   
   
4. 費用対効果：一般的に、400人のユーザーと60〜70のアプリに基づいて、月額2億〜300万ウォンの費用がかかると推定されています。これによるコスト削減とコンプライアンス上のメリットを比較して分析してください。
   
   
5. 既存のシステムを統合: 人事システム、給与システム、採用システムなどの既存のコアシステムとの統合の可能性を確認してください。
   
   
6. 拡張性: ユーザーの増加に伴うスケーラビリティとコストの変化を考慮してください。
   
   

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仕上げ

SaaS管理プラットフォーム（SMP）は、金融機関が直面するSaaS管理の複雑さとコンプライアンス要件に効果的に対処できるソリューションです。Megazone Popsは、IT部門と財務チームがSaaS環境全体を理解して最適化できるよう支援すると同時に、従業員の自律性と生産性を保護することを最優先事項としています。

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メガゾーンポップスの最大の利点は、このバランスにあります。従業員は仕事に必要なツールを自由に選択して使用でき、マネージャーは必要な可視性と制御を得ることができます。変化する作業環境において従業員の生産性を損なうことなく、SaaS コストの最適化、セキュリティの強化、規制コンプライアンスの達成を同時に行うための柔軟なアプローチを提供します。

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